Từ tranh chấp nhìn lại quản trị pháp lý trong doanh nghiệp

Trong cuộc trao đổi với Tạp chí Pháp luật và Phát triển, ông phân tích nguồn gốc thường gặp của tranh chấp, mối liên hệ giữa quản trị pháp lý và giải quyết tranh chấp, đồng thời nêu những việc doanh nghiệp có thể bắt đầu làm ngay, phù hợp với quy mô và mức độ rủi ro.

PV: Từ kinh nghiệm giải quyết tranh chấp và làm công tác pháp lý nội bộ, ông nhận thấy tranh chấp trong doanh nghiệp thường bắt nguồn từ đâu?

LS. Phạm Xuân Sang:

Nhiều tranh chấp không bắt đầu từ một vấn đề pháp luật quá phức tạp. Chúng thường hình thành từ những sơ suất tưởng như nhỏ trong quản trị và vận hành doanh nghiệp.

Đó có thể là một quyết định được đưa ra khi thông tin chưa đầy đủ; một giao dịch không được tham vấn pháp lý đúng lúc; một hợp đồng chưa quy định rõ quyền, nghĩa vụ, chế tài và cách xử lý vi phạm; hoặc thẩm quyền quyết định và trách nhiệm thực hiện chưa được phân định cụ thể.

Không ít trường hợp, hợp đồng đã được rà soát khá kỹ nhưng quá trình thực hiện lại bị buông lỏng. Các thay đổi không được xác nhận bằng văn bản, cảnh báo không được báo cáo, nghĩa vụ không được theo dõi hoặc hồ sơ không được lưu giữ đầy đủ. Khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp mới nhận thấy mình thiếu chứng cứ để chứng minh diễn biến thực tế.

Đứng riêng lẻ, mỗi sơ suất có thể chưa gây hậu quả ngay. Nhưng nếu kéo dài và chồng lên nhau, những khoảng trống đó sẽ tích tụ thành rủi ro lớn, rồi phát triển thành tranh chấp.

Bởi vậy, quản trị pháp lý không chỉ nhằm bảo đảm doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Cốt lõi là đưa yếu tố pháp lý vào quá trình tổ chức, ra quyết định và triển khai hoạt động kinh doanh, để rủi ro được nhận diện, kiểm soát trước khi tranh chấp phát sinh.

PV: Kinh nghiệm phụ trách pháp lý nội bộ đã thay đổi cách nhìn của ông về phòng ngừa và giải quyết tranh chấp như thế nào?

LS. Phạm Xuân Sang:

Khi giải quyết tranh chấp, người hành nghề thường tiếp cận vụ việc sau khi vấn đề pháp lý đã định hình khá rõ, thậm chí quan hệ giữa các bên đã trở nên đối kháng. Khi ấy, nhiều quyết định quan trọng đã được đưa ra, hợp đồng đã được ký kết và thực hiện, quyền và nghĩa vụ của các bên đã phát sinh.

Trong khi đó, người làm pháp lý nội bộ có điều kiện theo dõi toàn bộ quá trình trước khi tranh chấp hình thành: từ xây dựng cơ cấu quản trị, phân cấp và ủy quyền đến đầu tư, giao kết và thực hiện hợp đồng, quản lý lao động, kiểm soát tuân thủ và xử lý các vấn đề phát sinh.

Kinh nghiệm ở cả hai vị trí cho tôi thấy nhiều vấn đề bộc lộ trong tranh chấp thực ra bắt nguồn từ những quyết định hoặc cách xử lý đã diễn ra từ rất lâu trước đó.

Một điều khoản không rõ ràng có thể dẫn đến bất đồng về cách hiểu. Một thay đổi trong quá trình thực hiện nhưng không được ghi nhận có thể trở thành vướng mắc về chứng cứ. Một quyết định không đúng thẩm quyền có thể làm phát sinh tranh luận về hiệu lực. Một cảnh báo không được xử lý kịp thời có thể khiến thiệt hại tiếp tục gia tăng.

Vì thế, quản trị pháp lý và giải quyết tranh chấp không phải là hai câu chuyện tách rời. Quản trị tốt giúp doanh nghiệp phòng ngừa những tranh chấp có thể tránh; nếu tranh chấp vẫn xảy ra, doanh nghiệp có hồ sơ đầy đủ hơn, xác định rõ quyền và nghĩa vụ, từ đó bảo vệ lập trường tốt hơn. Ở chiều ngược lại, mỗi vụ tranh chấp lại chỉ ra những lỗ hổng trong hợp đồng, quy trình, phân quyền hoặc lưu trữ hồ sơ. Nếu các bài học này được dùng để sửa hợp đồng, quy trình, cách phân quyền và quản lý hồ sơ, doanh nghiệp sẽ giảm nguy cơ lặp lại cùng một sai sót.

PV: Vì sao ông cho rằng quản trị pháp lý phải bắt đầu từ người lãnh đạo?

LS. Phạm Xuân Sang:

Về bản chất, quản trị pháp lý là một phần của quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, việc xây dựng và vận hành hệ thống phải bắt đầu từ người lãnh đạo.

Người lãnh đạo không nhất thiết phải trực tiếp xử lý từng vấn đề pháp luật. Tuy nhiên, họ phải bảo đảm yếu tố pháp lý được xem xét đầy đủ trong quá trình quản trị và ra quyết định; thẩm quyền, trách nhiệm được phân định rõ; những quyết định quan trọng được rà soát pháp lý ở mức cần thiết; và người làm pháp lý được tham gia khi doanh nghiệp vẫn còn khả năng lựa chọn phương án.

Bộ phận pháp chế hoặc luật sư bên ngoài có thể tư vấn, cảnh báo rủi ro, đề xuất phương án và tổ chức công tác pháp lý một cách chuyên nghiệp. Nhưng họ không thể thay thế trách nhiệm của người ra quyết định, cũng khó kiểm soát rủi ro nếu các bộ phận khác không cung cấp đầy đủ thông tin, không tham vấn khi cần hoặc không thực hiện đúng quy trình.

Nói gọn lại, quản trị pháp lý phải bắt đầu từ cam kết của người lãnh đạo, được thực hiện trong toàn doanh nghiệp và được tổ chức chuyên nghiệp bởi bộ phận pháp chế hoặc nhân sự pháp lý nội bộ.

Công việc này cần được quan tâm ngay từ khi người sáng lập hình thành ý tưởng kinh doanh. Những lựa chọn ban đầu về ngành nghề, người đồng hành, loại hình doanh nghiệp, tỷ lệ góp vốn, quyền kiểm soát, quyền và trách nhiệm giữa các sáng lập viên có thể tạo nền tảng ổn định, nhưng cũng có thể trở thành nguồn gốc của bất đồng về sau.

Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn vận hành và phát triển, quản trị pháp lý tiếp tục hiện diện trong hoạt động đầu tư, hợp đồng, tài chính, lao động, dữ liệu, cấp phép, phân quyền, lưu trữ hồ sơ và kiểm soát việc thực hiện nghĩa vụ. Quản trị pháp lý cần đồng hành với toàn bộ vòng đời doanh nghiệp, từ khởi sự, phát triển, mở rộng đến tái cấu trúc hoặc chấm dứt hoạt động.

PV: Nhìn từ những tranh chấp đã phát sinh, doanh nghiệp cần ưu tiên những yếu tố nào trong quản trị pháp lý?

LS. Phạm Xuân Sang:

Không có một mô hình duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Hệ thống quản trị pháp lý phải được thiết kế theo quy mô, ngành nghề, địa bàn hoạt động, cơ cấu tổ chức, mức độ phân quyền và đặc điểm rủi ro của từng doanh nghiệp.

Qua thực tiễn tranh chấp, tôi cho rằng có năm việc cần ưu tiên.

Thứ nhất, phân định rõ thẩm quyền và trách nhiệm: ai được quyết định, ai phải kiểm tra, ai tổ chức thực hiện và ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

Thứ hai, thiết lập cơ chế nhận diện và phân loại rủi ro, để vấn đề quan trọng được chuyển đến đúng cấp có thẩm quyền hoặc người có chuyên môn phù hợp, thay vì mọi giao dịch đều được xem xét, xử lý theo cùng một cách.

Thứ ba, kiểm soát những hợp đồng và quyết định có khả năng tạo ra nghĩa vụ hoặc rủi ro đáng kể. Mức độ kiểm soát phải tương xứng với giá trị, tính chất và hệ quả của từng giao dịch.

Thứ tư, quản lý chặt chẽ hồ sơ, chứng cứ và việc thực hiện cam kết. Một hợp đồng được soạn thảo tốt vẫn có thể dẫn đến bất lợi nếu quá trình thực hiện không được theo dõi, các thay đổi không được ghi nhận hoặc tài liệu không được lưu giữ đầy đủ. Khi tranh chấp phát sinh, điều quan trọng không chỉ là doanh nghiệp cho rằng mình đã làm đúng hay bên còn lại đã vi phạm, mà còn là doanh nghiệp có đủ tài liệu, chứng cứ để bảo vệ lập trường hay không. Vì vậy, quản lý hồ sơ và chứng cứ không đơn thuần là công việc hành chính, mà là một phần của quản trị rủi ro tranh chấp.

Thứ năm, xây dựng cơ chế báo cáo, cảnh báo và xử lý vấn đề từ sớm; đồng thời thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh hệ thống khi pháp luật, cơ cấu tổ chức hoặc hoạt động kinh doanh thay đổi.

Hiệu quả của một hệ thống không được đo bằng số lượng quy chế. Điều đáng quan tâm là các quy định có được thực hiện nghiêm trong công việc hằng ngày và có kiểm soát đúng những điểm dễ phát sinh rủi ro hay không.

PV: Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, có nhất thiết phải thành lập bộ phận pháp chế ngay từ đầu?

LS. Phạm Xuân Sang:

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, cơ chế quản trị pháp lý cần phù hợp với quy mô hoạt động và mức độ rủi ro. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thành lập ngay một phòng pháp chế với đầy đủ nhân sự.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc giao một người chịu trách nhiệm điều phối công tác pháp lý; thiết lập những quy trình tối thiểu về phân quyền, ký kết hợp đồng, quản lý hồ sơ và báo cáo rủi ro; đồng thời sử dụng chuyên gia hoặc luật sư bên ngoài đối với vấn đề chuyên sâu hoặc có mức độ rủi ro cao.

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng giao dịch tăng, cơ cấu tổ chức trở nên phức tạp hơn hoặc doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có yêu cầu tuân thủ chặt chẽ, doanh nghiệp nên cân nhắc xây dựng hoặc tăng cường bộ phận pháp lý nội bộ.

Điều quan trọng trước hết không nằm ở quy mô của bộ phận pháp chế hay số lượng luật sư, mà ở việc doanh nghiệp có cơ chế để nhận diện, báo cáo và xử lý vấn đề pháp lý trong hoạt động hằng ngày hay không.

PV: Vì sao đầu tư cho quản trị pháp lý thường ít tốn kém hơn chi phí giải quyết tranh chấp?

LS. Phạm Xuân Sang:

Khi tính chi phí tranh chấp, doanh nghiệp thường chỉ nhìn vào án phí, phí trọng tài hoặc phí luật sư. Trên thực tế, đó mới là những chi phí trực tiếp và dễ nhận thấy nhất.

Tranh chấp còn lấy đi thời gian của lãnh đạo và nhân sự chủ chốt, làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến dòng tiền, quan hệ với khách hàng và đối tác, thậm chí khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội. Doanh nghiệp còn phải thu thập hoặc khôi phục hồ sơ, xử lý xáo trộn nội bộ và đối diện với sự không chắc chắn về kết quả giải quyết.

Trong khi đó, nhiều rủi ro có thể được hạn chế bằng những việc không quá phức tạp: xác định rõ thẩm quyền, tham vấn trước khi quyết định, rà soát hợp đồng, ghi nhận các thay đổi, lưu giữ chứng cứ và theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ.

Dĩ nhiên, quản trị pháp lý không thể loại bỏ hoàn toàn tranh chấp, bởi rủi ro và bất đồng là một phần của hoạt động kinh doanh. Giá trị của quản trị pháp lý nằm ở việc hạn chế những tranh chấp đáng lẽ không cần xảy ra; đồng thời giúp doanh nghiệp có hồ sơ đầy đủ hơn, vị thế rõ ràng hơn và khả năng ứng phó tốt hơn nếu tranh chấp thực sự phát sinh.

PV: Từ trải nghiệm ở ba vị trí gồm luật sư tranh tụng, người phụ trách pháp lý tại doanh nghiệp và trọng tài viên, ông muốn gửi khuyến nghị gì tới doanh nghiệp?

LS. Phạm Xuân Sang:

Ở mỗi vai trò, tôi nhìn thấy rủi ro pháp lý và tranh chấp ở một thời điểm khác nhau.

Khi làm công tác pháp lý nội bộ, tôi nhìn thấy rủi ro từ lúc doanh nghiệp hình thành và thực hiện quyết định kinh doanh. Khi hành nghề luật sư tranh tụng, tôi tiếp cận vấn đề khi mâu thuẫn đã trở thành tranh chấp và các bên phải dựa vào hợp đồng, hồ sơ, chứng cứ để bảo vệ lập trường. Trong vai trò trọng tài viên, tôi xem xét tranh chấp trên cơ sở yêu cầu, lập luận và chứng cứ do các bên trình bày.

Từ những trải nghiệm đó, tôi cho rằng doanh nghiệp nên bắt đầu từ một việc căn bản: xác định những quyết định và giao dịch có khả năng tạo ra rủi ro lớn nhất đối với mình. Từ đó, cần quy định rõ ai được quyết định, ai phải kiểm tra, trường hợp nào cần tham vấn pháp lý và những hồ sơ nào phải được lập, theo dõi, lưu giữ.

Quản trị pháp lý không làm doanh nghiệp thận trọng đến mức không dám hành động. Ngược lại, quản trị pháp lý giúp doanh nghiệp hiểu rõ rủi ro mình chấp nhận, ra quyết định trên cơ sở đầy đủ hơn và có đủ căn cứ để bảo vệ quyết định nếu sau này phát sinh tranh chấp.

Từ góc độ người đứng đầu một tổ chức trọng tài, tôi cho rằng một môi trường kinh doanh lành mạnh không chỉ cần cơ chế giải quyết tranh chấp hiệu quả, mà còn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp tôn trọng cam kết, phân định rõ thẩm quyền, lưu giữ hồ sơ và xử lý cảnh báo từ sớm. Không nên đợi đến khi tranh chấp xảy ra mới nhìn lại hợp đồng, thẩm quyền, hồ sơ và những quyết định đã được đưa ra. Quản trị pháp lý phải bắt đầu ngay trong quá trình doanh nghiệp hình thành và thực hiện quyết định kinh doanh.

PV: Xin trân trọng cảm ơn ông về cuộc trao đổi!