Theo phản ánh của ông Võ Duy Hải (Kon Tum), Khoản 4 Điều 24 Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT (sửa đổi bổ sung tại Khoản 21 Điều 6 Thông tư số 33/2017/TT-BTNMT) có quy định, trường hợp Giấy chứng nhận đã ký mà chưa trao nhưng phát hiện việc ký Giấy chứng nhận không đúng thẩm quyền, không đúng đối tượng sử dụng đất, không đúng diện tích đất, không đủ điều kiện được cấp, không đúng mục đích sử dụng đất, không đúng thời hạn sử dụng đất, không đúng nguồn gốc sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai thì thực hiện việc tiêu hủy Giấy chứng nhận theo quy định.
Ông Hải hỏi, trình tự thủ tục để thực hiện việc tiêu hủy đối với Giấy chứng nhận nêu trên như thế nào và cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện việc tiêu hủy?
Bộ Tài nguyên và Môi trường trả lời vấn đề này như sau:
Đối với Giấy chứng nhận đã ký mà chưa trao nhưng phát hiện việc ký Giấy chứng nhận không đúng thẩm quyền, không đúng đối tượng sử dụng đất, không đúng diện tích đất, không đủ điều kiện được cấp, không đúng mục đích sử dụng đất, không đúng thời hạn sử dụng đất, không đúng nguồn gốc sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai thì việc tiêu huỷ Giấy chứng nhận thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Do đó, đề nghị ông nghiên cứu các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ để thực hiện.
Việc in ấn, phát hành và quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận thực hiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 33/2017/TT-BTNMT):
"Điều 4. In ấn, phát hành và quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận
1. Tổng cục Quản lý đất đai có trách nhiệm:
a) Xây dựng quy định về yếu tố chống giả (đặc điểm bảo an) trên phôi Giấy chứng nhận; tổ chức việc in ấn, phát hành phôi Giấy chứng nhận cho Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp sử dụng;
b) Lập và quản lý sổ theo dõi phát hành phôi Giấy chứng nhận;
c) Kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận ở các địa phương.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm:
a) Lập kế hoạch sử dụng phôi Giấy chứng nhận của địa phương gửi về Tổng cục Quản lý đất đai trước ngày 31 tháng 10 hàng năm;
b) Kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận ở địa phương;
c) Tổ chức tiêu hủy phôi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận đã in hoặc viết bị hư hỏng theo quy định của pháp luật về lưu trữ;
d) Báo cáo định kỳ tình hình tiếp nhận, quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận của địa phương về Tổng cục Quản lý đất đai trước ngày 25 tháng 12 hàng năm.
3. Phòng Tài nguyên và Môi trường ở nơi chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm:
a) Lập kế hoạch về sử dụng phôi Giấy chứng nhận của địa phương gửi về Sở Tài nguyên và Môi trường trước ngày 20 tháng 10 hàng năm;
b) Kiểm tra việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận đối với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện.
4. Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp có trách nhiệm:
a) Báo cáo cơ quan tài nguyên và môi trường về nhu cầu sử dụng phôi Giấy chứng nhận trước ngày 15 tháng 10 hàng năm;
b) Tiếp nhận, quản lý, lập sổ theo dõi nhận, cấp phát và sử dụng phôi Giấy chứng nhận đã phát hành về địa phương;
c) Kiểm tra thường xuyên việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận trong đơn vị để bảo đảm sự thống nhất giữa sổ theo dõi và phôi Giấy chứng nhận thực tế đang quản lý, đã sử dụng;
d) Tập hợp, quản lý các phôi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận đã in hoặc viết bị hư hỏng để tiêu hủy;
đ) Báo cáo tình hình tiếp nhận, quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận về Sở Tài nguyên và Môi trường định kỳ 06 tháng trước ngày 20 tháng 6, định kỳ hàng năm trước ngày 20 tháng 12 hàng năm;
e) Báo cáo Tổng cục Quản lý đất đai số phôi Giấy chứng nhận đã nhận, số phôi Giấy chứng nhận đã sử dụng và chưa sử dụng khi nhận phôi Giấy chứng nhận theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này.
5. Nội dung và hình thức Sổ theo dõi phát hành phôi Giấy chứng nhận; Sổ theo dõi nhận, cấp phát và sử dụng phôi Giấy chứng nhận; Báo cáo tình hình tiếp nhận, quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo mẫu tại Phụ lục số 01 ban hành kèm theo Thông tư này.
6. Thông số kỹ thuật về giấy nguyên liệu để in phôi Giấy chứng nhận được quy định tại Phụ lục số 01a ban hành kèm theo Thông tư này".
