Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 43/2026/QĐ-TTg ngày 16/9/2026, kèm theo Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Trục liên thông văn bản quốc gia. Quyết định có hiệu lực từ ngày 1/11/2026, quy định việc kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử và thông điệp dữ liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, phối hợp xử lý công việc.
Văn bản phải được ký số đúng quy định
Theo khoản 1 Điều 11 Quy chế, văn bản điện tử được ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy và được luân chuyển qua Trục liên thông thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Điều kiện được quy định không chỉ là văn bản tồn tại dưới dạng điện tử mà còn phải được ký số đúng quy định. Việc thay thế gửi, nhận văn bản giấy cũng được xác định trong phạm vi luân chuyển qua Trục liên thông, không đồng nghĩa mọi loại văn bản giấy đều bị loại bỏ trong mọi trường hợp.
Để kiểm soát điều kiện này, khoản 2 Điều 11 quy định Trục liên thông tự động kiểm tra và cảnh báo đối với văn bản chưa được ký số hoặc có chữ ký số không hợp lệ khi gửi, nhận. Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện ký số đối với văn bản luân chuyển qua hệ thống.
Cơ quan gửi, nhận phải bảo đảm giá trị pháp lý khi lưu trữ
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử không chỉ được đặt ra tại thời điểm gửi, nhận. Theo khoản 3 Điều 11, cơ quan, tổ chức gửi, nhận văn bản qua Trục liên thông có trách nhiệm lưu trữ văn bản điện tử và bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản trong suốt quá trình lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ.
Quy chế cũng yêu cầu mỗi văn bản điện tử luân chuyển trên Trục liên thông phải có một mã định danh duy nhất để phục vụ theo dõi, truy vết và xử lý. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra trạng thái gửi, xử lý kịp thời trường hợp gửi không thành công; bên nhận kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn của gói tin và tính hợp lệ của chứng thư chữ ký số trước khi tiếp nhận. Các yêu cầu này gắn việc thay thế gửi, nhận văn bản giấy với khả năng xác thực, theo dõi quá trình luân chuyển và lưu trữ văn bản điện tử. Cơ quan, tổ chức vì vậy cần bảo đảm cả việc ký số hợp lệ lẫn quy trình gửi, nhận và lưu trữ trên hệ thống.
Lưu ý về phạm vi áp dụng: Quy chế không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử, tài liệu, hồ sơ và thông điệp dữ liệu chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.
